Für kleine Unternehmen zählen drei Dinge: ein Start ohne hohe Fixkosten, eine Oberfläche, die das Team ohne Schulung nutzt, und ein klarer Datenstandort. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif haben HubSpot, Zoho CRM, CentralStationCRM und meetergo. Daten ausschließlich in Deutschland speichern laut eigenen Angaben CentralStationCRM, weclapp und meetergo.
Unsere Empfehlung als Herausgeber: Läuft Ihr Vertrieb über Termine, Anrufe und WhatsApp, passt meetergo, weil das CRM dort mit Terminbuchung und Telefonassistent in einer Suite steckt. Wer nur Kontakte und eine Pipeline braucht, ist mit CentralStationCRM gut bedient. Wer Marketing und Vertrieb in einem großen Ökosystem will, schaut sich HubSpot an.
Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet selbst ein CRM an und ist hier als Anbieter enthalten. Die Angaben zu allen Anbietern stammen von deren offiziellen Websites (Stand 9. November 2026). Wir haben keine Langzeittests durchgeführt; „Empfehlung“ ist eine redaktionelle Einschätzung für den genannten Einsatzzweck. So entsteht diese Übersicht.
CRM→Kontakte und Pipeline→Termine und Anrufe→Abschluss
Was ein CRM in einem kleinen Unternehmen leisten muss
Ein CRM (Customer Relationship Management) sammelt alles, was Sie über Kundinnen, Kunden und Interessenten wissen, an einem Ort: Kontaktdaten, Gespräche, E-Mails, Angebote und den nächsten Schritt. In kleinen Unternehmen ersetzt es meist eine Excel-Liste, Notizzettel und das Gedächtnis der Inhaberin oder des Inhabers.
Große CRM-Systeme können viel, verlangen aber Einrichtung und Pflege. Für ein Team von zwei bis zwanzig Personen ist wichtiger, dass Daten von selbst ins CRM kommen, etwa aus Terminbuchungen, E-Mails oder Anrufen. Was manuell gepflegt werden muss, wird im Alltag nicht gepflegt.
Mit der richtigen Frage anfangen
Drei Fragen engen die Auswahl schneller ein als jede Funktionsliste:
Vertrieb
Wie entsteht bei Ihnen ein Auftrag?
Über Termine und Beratungsgespräche, über E-Mail-Verkehr oder über Angebote und Rechnungen? Das CRM sollte genau dort Daten automatisch erfassen.
Daten
Wo dürfen Ihre Kundendaten liegen?
Einige Anbieter speichern nur in Deutschland, andere in der EU mit möglichen Übermittlungen in die USA. Prüfen Sie Standort, AVV und Unterauftragsverarbeiter.
Budget
Was kostet es mit Ihrem ganzen Team?
Rechnen Sie den Preis pro Nutzer mal Teamgröße und achten Sie auf Mindestnutzerzahlen, Einstiegsrabatte und den Unterschied zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung.
Preise und Datenstandort im Überblick
Einstiegspreise des günstigsten kostenpflichtigen Tarifs laut Anbieter, netto. Stand 9. November 2026.
Anbieter
Kostenloser Tarif
Günstigster bezahlter Tarif
Datenstandort laut Anbieter
meetergo CRM
ja, 10 Deals, bis zu 3 Personen
Light 9,90 € pro Nutzer/Monat (jährlich)
Nürnberg, Deutschland
HubSpot
ja, bis zu 2 Benutzende, 1.000 Kontakte
Starter regulär 20 € pro Lizenz/Monat
EU (Deutschland) nach Registrierungsort, weitere Regionen
CentralStationCRM
ja, 3 Nutzer:innen, 200 Kontakte
Team 25 €/Monat für 3 Nutzer:innen (Paketpreis)
Deutschland
Zoho CRM
ja, bis zu 3 Benutzer
Standard 14 € pro Benutzer/Monat (jährlich)
USA oder EU
Pipedrive
nein, 14 Tage Test
Lite 14 € pro Nutzer/Monat (jährlich)
AWS in Europa und den USA
monday CRM
nein, 14 Tage Test
Basic 12 € pro Benutzer/Monat (jährlich), ab 3 Nutzern
EU (Deutschland) wählbar, strikte Residenz nur Enterprise
Salesflare
nein, 30 Tage Test
Growth 29 € pro Nutzer/Monat (jährlich)
Google Cloud, Belgien
weclapp
nein, 30 Tage Test
CRM im Paket ERP Dienstleistung, 86 € pro Nutzer/Monat (jährlich)
Frankfurt am Main
Preise ändern sich. Die Quelle jeder Angabe steht beim jeweiligen Anbieter weiter unten. HubSpot zeigt zeitweise Rabatte für Neukunden; hier steht der reguläre Preis.
Die Anbieter im Einzelnen
Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter. Reihenfolge ohne Rangfolge, meetergo als Herausgeber zuerst.
CRM in einer Suite
meetergo CRM
CRM innerhalb der meetergo Suite, das Termine mit dem nächsten Vertriebsschritt verbindet: Pipelines als Kanban-Board, Kontakte und Firmen mit eigenen Feldern, Aufgaben, Notizen und Berichte.
Passt zu: kleine Unternehmen, deren Vertrieb über Termine, Anrufe und WhatsApp läuft
Automatisch erfasst
Kontaktprofil bei der ersten Terminbuchung; abgeschlossene Meetings in der Zeitleiste Quelle
Telefon
KI-Telefonassistent bucht Termine, erkennt bekannte Nummern und legt jeden Anruf in der Zeitleiste ab Quelle
E-Mail
Weiterleiten oder BCC legt eine Notiz an; E-Mail-Sync (Gmail, Outlook, IMAP) ab Suite Quelle
Kostenloses CRM mit Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines, Berichts-Dashboard, E-Mail-Vorlagen und Buchungslinks; kostenpflichtige Starter-Pakete mit höheren Limits.
Kostenlos
dauerhaft, bis zu 2 Benutzende und 1.000 Kontakte Quelle
Starter
regulär 20 € pro Lizenz/Monat zzgl. Steuern; enthält u. a. E-Mail-Synchronisierung, E-Signaturen, eigene Telefonnummer Quelle
Daten
AWS, u. a. EU (Deutschland); Rechenzentrum wird bei der Registrierung nach IP zugewiesen; Unterauftragsverarbeiter auch außerhalb Quelle
KI-CRM für Unternehmen aller Art mit kostenloser Edition für bis zu 3 Benutzer. Für Kleinunternehmen und Freiberufler verweist Zoho zusätzlich auf sein Produkt Bigin.
Cloud-ERP-Plattform, deren CRM-Funktionen Lead- und Chancenmanagement, E-Mail-Ablage und Angebotsverfolgung abdecken, kombinierbar mit Rechnungen und Mahnungen.
Passt zu: kleine und mittlere Unternehmen, die CRM mit Angeboten, Rechnungen und ERP verbinden wollen
CRM ist im Paket ERP Dienstleistung enthalten: 86 € pro Nutzer/Monat (jährlich) oder 95 € (monatlich), netto; ERP Starter (39 €) enthält Kontaktmanagement, aber nicht das CRM-Modul Quelle
Daten
Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt am Main); AVV nach Art. 28 DSGVO Quelle
Nicht enthalten: Anbieter, die sich vorrangig an große Unternehmen richten. Fehlt ein Anbieter oder hat sich eine Angabe geändert, schreiben Sie an info@meetergo.com.
Praktische Einträge
Auswahl
So wählen Sie in einer Woche aus
Schreiben Sie auf, wie ein typischer Auftrag entsteht: erster Kontakt, Gespräch, Angebot, Abschluss.
Wählen Sie zwei bis drei Anbieter, die genau diese Schritte automatisch erfassen.
Testen Sie mit echten Daten aus dem letzten Monat, nicht mit Beispieldaten.
Lassen Sie die Person testen, die das CRM später am meisten nutzt.
Entscheiden Sie nach dem Test anhand der Fragen oben, nicht nach der Länge der Funktionsliste.
Datenschutz
DSGVO-Check vor dem Kauf
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Sie abschließen können?
Wo werden Daten gespeichert, und wo verarbeiten Unterauftragsverarbeiter sie?
Gibt es Übermittlungen in Drittländer, und worauf stützen sie sich (Standardvertragsklauseln, Data Privacy Framework)?
Können Sie Kontakte vollständig löschen und exportieren?
Wer im Team darf welche Daten sehen?
Einführung
Kontakte sauber übernehmen
Exportieren Sie Ihre bestehende Liste als CSV und bereinigen Sie sie vorher: eine Zeile pro Person, Firma in einer eigenen Spalte, keine zusammengefassten Felder. Prüfen Sie nach dem Import Dubletten und legen Sie fest, welche Felder Pflicht sind. Weniger Felder werden eher gepflegt.
Alltag
Termine als Vertriebsschritt nutzen
In vielen kleinen Unternehmen ist der gebuchte Termin der wichtigste Moment im Vertrieb. Wenn Buchung, Erinnerung, Gesprächsnotiz und nächster Schritt im selben System landen, entsteht der Datensatz nebenbei. Das ist der Ansatz von meetergo CRM; andere Anbieter erreichen Ähnliches über Integrationen mit Kalender- und Buchungstools.
Fragen und Antworten
Welches CRM ist für kleine Unternehmen kostenlos?
Einen dauerhaft kostenlosen Tarif haben laut Anbieter HubSpot (bis zu 2 Benutzende, 1.000 Kontakte), Zoho CRM (bis zu 3 Benutzer), CentralStationCRM (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte) und meetergo (10 Deals, bis zu 3 Personen). Pipedrive, monday CRM, Salesflare und weclapp bieten Testzeiträume von 14 oder 30 Tagen.
Welches CRM speichert Daten in Deutschland?
Laut eigenen Angaben speichern CentralStationCRM, weclapp (Frankfurt am Main) und meetergo (Nürnberg) Daten in Deutschland. HubSpot und monday CRM bieten eine Region EU (Deutschland), bei HubSpot nach Registrierungsort, bei monday mit strikter Datenresidenz nur im Enterprise-Tarif.
Was kostet ein CRM für ein Team von fünf Personen?
Das hängt vom Preismodell ab. Bei Preisen pro Nutzer multiplizieren Sie mit fünf; CentralStationCRM rechnet in Paketen (Team: 3 Nutzer:innen, Small Office: 10). Achten Sie auf Mindestnutzerzahlen (monday CRM: ab 3) und darauf, ob ein Preis nur bei jährlicher Zahlung oder nur im ersten Jahr gilt.
Brauche ich ein CRM, wenn ich schon Excel nutze?
Solange eine Person alle Kontakte im Kopf hat, reicht Excel oft. Sobald mehrere Personen mit denselben Kunden sprechen oder Termine, E-Mails und Angebote nachvollziehbar sein müssen, spart ein CRM Zeit, weil es diese Informationen automatisch zusammenführt.
Ist meetergo ein vollständiges CRM?
meetergo CRM bietet Pipelines, Kontakte und Firmen mit eigenen Feldern, Aufgaben, Notizen, Berichte und E-Mail-Sync ab Suite. Seine Stärke ist die Verbindung mit Terminbuchung, Telefonassistent und WhatsApp. Wer vor allem Marketing-Automation oder ein ERP mit Warenwirtschaft braucht, ist bei spezialisierten Anbietern wie HubSpot oder weclapp besser aufgehoben.